Datenschutzerklärung

Shabija Leart ist für die Verarbeitung der Website, Konten, eigenen Abonnements und Zentra-Unterstützung verantwortlich. Bei Daten, die ein Unternehmen Remote-Diensten anvertraut, bleibt dieses Unternehmen für die Verarbeitung verantwortlich; Zentra handelt für dessen Rechnung gemäss demAnhang zur Datenverarbeitung.

Diese Richtlinie betrifft Besucher, Inhaber, Mitarbeitende und Personen, deren Daten Zentra anvertraut werden. Es gilt das Bundesgesetz über den Datenschutz (revDSG). Soweit die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) anwendbar ist, insbesondere für Personen in der Union, gelten ihre Rechte und Garantien ebenfalls; weitere zwingende Bestimmungen bleiben vorbehalten.

Zur Erstellung und Sicherung der Zugänge verarbeiten wir E-Mail, Anzeigename, Konto- und Unternehmenskennungen, Rollen, Einladungen und berechtigte Geräte. Das Passwort wird von Supabase Auth verarbeitet; es wird nicht im Klartext in der Zentra-Geschäftsdatenbank gespeichert. Website-Tokens verwenden HttpOnly-Cookies. Datum und Version der akzeptierten Bedingungen werden zur Dokumentation der Vertragsbeziehung gespeichert.

Stripe verarbeitet Zahlungs- und Abrechnungsinformationen. Zentra erhält insbesondere Kunden- und Abonnementreferenzen, Tarif, Fälligkeiten, Zahlungsstatus und Rechnungsadresse. Zentra speichert nicht die vollständige Kreditkartennummer. Support-Korrespondenz dient der Bearbeitung und Nachverfolgung Ihrer Anfrage.

Die Abos Solo, Team und Pro werden monatlich oder jährlich über Stripe abgerechnet. Um das Volumen des Abos anzuwenden, zählt Zentra die vom Unternehmen jeden Monat genutzten Analysen; dieser Zähler enthält den analysierten Text nicht.

Die Daten stammen von Ihnen, dem einladenden Administrator, Ihrem Gerät oder den Anmelde- und Zahlungsdiensten. Sie dienen zur Bereitstellung des Dienstes, Vertragsverwaltung, Sicherheit und Erfüllung von Nachweispflichten. Ein Pflichtfeld ist für die angeforderte Funktion erforderlich; ohne dieses kann sie nicht bereitgestellt werden.

Zentra Support ist ein vom lokalen Assistenten getrennter Dienst. Wenn Sie Ihr Support-Tool oder Infomaniak-Postfach verbinden, werden Tickettext und -betreff im Unternehmensbereich auf D1 gespeichert, zusammen mit Entscheidungen, Zuteilungen und Verarbeitungsereignissen. Zugänge zu Tools und Analysedienst sind serverseitig verschlüsselt. Anhänge bleiben in Ihrem Tool, ausser wenn ein Administrator Support ausdrücklich mit einem Gestion-Unternehmen verbindet. Für diesen Rechnungsempfang werden PDF-, PNG- und JPEG-Belege in einem privaten R2-Bereich gespeichert, mit ihrem Hash und den extrahierten Informationen in D1. Erforderliche Textauszüge und mögliche Werte werden zur Einordnung und zum Vorausfüllen an die Analyse-Engine (Anthropic oder ersatzweise TypeSafe) übermittelt. Bilder und PDFs ohne Text müssen manuell geprüft werden. Diese Daten sind nur berechtigten Mitgliedern des verbundenen Gestion-Unternehmens zugänglich. Das Pausieren dieser Verbindung beendet neue Importe, löscht aber bereits empfangene Belege nicht. Kontaktieren Sie info@zentraapp.ch für deren Export oder einen Löschantrag unter Berücksichtigung Ihrer Buchhaltungspflichten. Bei Infomaniak ist der gesonderte Schlüssel verschlüsselt; neue Posteingangsnachrichten werden regelmässig abgerufen und in Zentra Support eingeordnet, ohne Ordner oder Nachrichten bei Infomaniak zu ändern.

Ein Gmail-, Microsoft 365- oder Outlook.com-Postfach oder ein anderer IMAP-Server kann ebenfalls verbunden werden, über eine OAuth-Autorisierung oder, wenn der Anbieter es erlaubt, über ein App-Passwort. Tokens und Passwörter werden auf dem Server verschlüsselt. Zentra ruft neu eingegangene Nachrichten regelmässig ab und verarbeitet sie wie oben beschrieben. Die von Ihnen freigegebenen Antworten werden aus diesem Postfach gesendet. Jede analysierte Nachricht zählt zum Analysevolumen Ihres Abos.

Vor jeder Analyse entfernt Zentra E-Mail-Adressen (nur die Domain bleibt), Telefon-, IBAN-, AHV- und Kartennummern sowie erkannte Passwörter, Schlüssel und Token aus dem Text. Links werden auf den Namen der Website reduziert. Diese Filterung verringert die übermittelten Daten, garantiert aber keine vollständige Anonymisierung von Freitext.

Der gefilterte Ticket-Text wird an die Analyse-Engine (Anthropic oder ersatzweise TypeSafe) übermittelt, um eine Kategorie und eine Priorität vorzuschlagen, die Sprache und die geäusserte Unzufriedenheit einzuschätzen und eine ausdrückliche Bitte um menschliches Eingreifen zu erkennen. Im automatischen Modus wird eine Entscheidung oberhalb Ihres Schwellenwerts im verbundenen Tool angewendet; unklare Fälle bleiben zur Prüfung offen. Administratoren wählen die Ziele und die berechtigten Mitglieder. Senden Sie nur die für die Bearbeitung nötigen Daten. Kontaktieren Sie info@zentraapp.ch für einen Export oder die Löschung Ihres Support-Bereichs; das Trennen eines Tools stoppt neue Verarbeitungen, behält aber dessen Verlauf.

Der Zugang zum Analysedienst wird von Zentra bereitgestellt; Kunden benötigen kein Konto bei diesem Anbieter. Der Dienst garantiert kein ausschliessliches Hosting in der Schweiz. Der Sicherheitswert garantiert keine Richtigkeit, und angezeigte Zeitgewinne sind Schätzungen.

Zentra Autopilot ist in den Abos Solo, Team und Pro enthalten. Es wird pro Unternehmen in den Einstellungen aktiviert, mit einer eigenen Zustimmung für die Online-Verarbeitung. Es liest die in Zentra Support eingegangenen E-Mails und die abgelegten Dokumente, um Arbeit in Zentra vorzubereiten: Offertentwurf, zu prüfende Lieferantenrechnung, Termin, angenommene oder abgelehnte Offerte, angekündigte Zahlung, zu aktualisierende Kontaktdaten oder Mahnung. Es kann auch eine Kategorie für eine Bankbewegung, einen Lieferanten oder ein Projekt vorschlagen oder die Spalten einer importierten Datei erkennen.

Vor dem Versand entfernt Zentra erkannte E-Mail-Adressen, IBAN, AHV- und Kartennummern, Links, Passwörter, Schlüssel und Tokens, ohne die vollständige Anonymisierung eines freien Textes zu garantieren. Die gefilterten Auszüge und die möglichen Auswahlen werden an das Modell Claude von Anthropic, das zuerst verwendet wird, oder ersatzweise an TypeSafe übermittelt. Das Modell beantwortet nur geschlossene Fragen (Auswahl, Wert, Ja oder Nein): Es hat keinen Zugriff auf die Datenbank und schreibt keine Daten. Preise, Artikel, Beträge und Kontrollen stammen aus Zentra, nie vom Modell. Einige Erkennungen, etwa eine angekündigte Zahlung oder eine angenommene Offerte, erfolgen über feste Regeln, ohne Aufruf des Modells.

Jeder Vorschlag ist eine Karte, die Sie mit einem Klick freigeben und im Journal rückgängig machen können. Nichts wird an Ihrer Stelle gesendet, ausgestellt, bezahlt oder verbucht, ausser ein Administrator aktiviert eine ausdrückliche Regel oder die automatische Freigabe. Diese Optionen sind standardmässig ausgeschaltet und auf exakte, rückgängig machbare Fälle beschränkt, zum Beispiel eine SMS-Erinnerung am Vortag eines Termins.

Der Vorschlag, die Auswahlen, die Konfidenz, die durchgeführten Kontrollen, die Referenzen des Unternehmens und des Benutzers, die Latenz und Ihre Rückmeldung werden zur Nachvollziehbarkeit in D1 aufbewahrt, solange das Unternehmen die Funktion nutzt oder bis es die Löschung verlangt. Dieses Journal speichert nicht den vollständigen analysierten Text. Die Online-Verarbeitung kann deaktiviert oder pausiert werden, ohne manuelle Vorgänge zu blockieren. Die Einzelheiten stehen in den Zentra Autopilote-Bedingungen.

Kunden, Lieferanten, Offerten, Rechnungen, Personal, Löhne, Projekte, Zeit, Bank, Buchungen und Einstellungen werden in der lokalen Datenbank der Anwendung gespeichert. Die Verbindung überträgt nicht systematisch diese gesamte Datenbank an den Anbieter. Die unten beschriebenen Remote-Funktionen haben jeweils einen eigenen Umfang.

Schützen Sie das Gerät, seine Zugänge und Sicherungen. Die Deinstallation der Anwendung oder das Löschen ihrer Dateien gilt nicht als Antrag auf Löschung gehosteter Kopien.

Aus bexio, WinBIZ, Crésus, Banana, AbaNinja, Swiss21, Excel oder CSV importierte Dateien werden auf dem Gerät gelesen, mit Vorschau, Verlauf und der Möglichkeit, den Import rückgängig zu machen. Der Buchungsexport für den Treuhänder (Banana, Crésus, Abacus, WinBIZ oder CSV), die Konsolidierung und die Funktion «Alles exportieren» erstellen ihre Dateien auf dem Gerät. Diese Dateien werden nicht an Zentra gesendet. Nur die Hilfe von Autopilot beim Erkennen der Spalten einer Datei übermittelt die Spaltentitel und die nötigen Auszüge, gefiltert wie oben beschrieben.

Der Dossierstand für Ihren Treuhänder ist standardmässig ausgeschaltet. Wenn das Unternehmen ihn in der App aktiviert, veröffentlicht die App eine auf dem Gerät berechnete Zusammenfassung: Anzahl fehlender Belege und nicht abgeglichener Bankbewegungen, letzte abgerechnete MWST-Periode und letzter Abschluss, ohne Beträge und ohne Dokumentinhalt. Diese Zusammenfassung wird in D1 aufbewahrt, ist für die Mitglieder des Unternehmens in ihrem Konto sichtbar und wird bei jeder Veröffentlichung ersetzt. Das Beenden der Freigabe löscht sie.

• Unternehmensprofil: der Kontoinhaber oder ein Administrator teilt Name, Kontaktdaten und Tätigkeit über die Einstellungen. Supabase speichert dieses Profil, auf das berechtigte Geräte zugreifen können. Diese Freigabe übermittelt allein keine Bankdaten, Löhne oder Buchungen.
• Projektdateien: auf einem mit dem Unternehmen verbundenen Gerät werden hinzugefügte Pläne, Fotos und Dateien mit Projektreferenzen, Dateiname, Typ, Grösse und Hash gesendet. Berechtigte Geräte desselben Unternehmens laden sie herunter und behalten eine Offline-Kopie. Ausstehende Vorgänge werden bei Netzwerkrückkehr oder erneutem Öffnen fortgesetzt. Eine Löschung wird geteilt; ihre Spur verhindert, dass eine ältere Kopie die Datei wieder online stellt.
• Rechnungsarchivierung: das PDF wird nur auf Archivierungsanfrage übermittelt, mit seiner Nummer, seinen Daten, seinem Hash und seinem Verlauf.
• Vollständige Remote-Sicherung: der Kontoinhaber oder ein Administrator kann die Datenbank und Anhänge einschliesslich Löhnen übermitteln. Die tägliche Kopie muss ausdrücklich aktiviert werden und erfordert eine geöffnete und verbundene Anwendung. Verbindungsgeheimnisse und Gerätelizenz sind ausgeschlossen. Die Wiederherstellung ersetzt die Datenbank nach Bestätigung und Erstellung einer lokalen Sicherheitskopie; sie führt nicht zwei Datenbanken zusammen.
• Zweiter Datenträger des gesetzlichen Archivs: Auf Wunsch des Unternehmens verschlüsselt die App jedes jährliche gesetzliche Archiv mit einem Wiederherstellungsschlüssel, den nur das Unternehmen besitzt, und sendet es dann in Blöcken in einen eigenen Bereich von Cloudflare R2. Zentra erhält weder den Schlüssel noch lesbaren Inhalt: nur die verschlüsselte Datei, ihren Namen, das Jahr, ihre Prüfsummen und die Prüfsumme des Schlüssels. Ohne den Wiederherstellungsschlüssel kann niemand bei Zentra diese Kopie lesen. Ihr physischer Speicherort in der Schweiz ist nicht garantiert.

Wenn das Unternehmen eine Offerte oder Rechnung per Link teilt, wird das veröffentlichte Dokument (Nummer, Titel, Kundenname, Daten, Positionen, Summen, Status und PDF) in D1 und R2 aufbewahrt. Der Link ist persönlich und funktioniert 90 Tage nach der letzten Veröffentlichung nicht mehr. Die Person, die den Link erhält, kann das Dokument ansehen und eine Offerte annehmen oder ablehnen; ihre Entscheidung und deren Datum werden gespeichert und dem Unternehmen übermittelt.

Bietet das Unternehmen Online-Terminbuchung an, veröffentlicht die App nur Beginn und Dauer der freien Zeitfenster, nie den Inhalt der Agenda. Wer ein Zeitfenster wählt, hinterlässt Namen, Telefonnummer und eine Nachricht; diese Anfrage wird in D1 aufbewahrt und an die App des Unternehmens übermittelt, die sie annimmt oder ablehnt.

Verlangt das Unternehmen eine Anzahlung, erstellt die App den Zahlungslink auf dem eigenen Payrexx-Konto des Unternehmens. Die Zahlung per TWINT oder Karte erfolgt bei Payrexx nach dessen Bedingungen; Zentra veröffentlicht nur den Betrag und den Link. Um Missbrauch zu begrenzen und eine Entscheidung zu belegen, speichert Zentra einen nicht umkehrbaren Fingerabdruck der IP-Adresse und des Browsers, nie die IP-Adresse selbst. Das Portal setzt keine Cookies.

Der Inhaber oder ein Administrator kann API-Schlüssel für sein Unternehmen erstellen, zum Lesen oder zum Einreichen von Entwürfen. Das Token wird nur einmal angezeigt; Zentra speichert nur einen Fingerabdruck davon, mit Name, Präfix, Berechtigung und letzter Verwendung. Solange ein Schlüssel oder ein Webhook besteht, veröffentlicht die App in D1 eine Lesekopie Ihrer Kunden, Artikel, Offerten, Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen: Kontaktdaten der Kunden, Positionen, Beträge und von der App berechnete Status. Löhne, Buchhaltung und Anhänge gehören nicht dazu.

Jedes Tool mit einem Schlüssel kann diese Daten über die API oder über den Zentra-MCP-Server lesen, zum Beispiel ein KI-Assistent, den Sie damit verbinden. Dieses Tool erhält die Daten, die es abfragt, und unterliegt Ihrem eigenen Vertrag mit seinem Anbieter. Ein Entwurfsschlüssel legt nur einen Kunden, eine Offerte oder eine Bestellung als Entwurf in den Eingang der App: Ohne Freigabe in Zentra gelangt nichts in Ihre Bücher. Eingegangene Entwürfe werden mit ihrem Status in D1 aufbewahrt.

Webhooks senden die ausgewählten Ereignisse (Kunde, Offerte, Bestellung, Rechnung, Zahlung, Entwurf importiert oder abgelehnt) mit ihren Daten an die von Ihnen gewählte https-Adresse, signiert mit einem auf dem Server verschlüsselten Geheimnis. Zentra speichert den Status jeder Zustellung und unternimmt bis zu 8 Versuche. Das Widerrufen des letzten Schlüssels und das Löschen der Webhooks beenden die Veröffentlichung; die bereits veröffentlichte Kopie bleibt bis zu Ihrem Löschantrag aufbewahrt.

Verbindet das Unternehmen einen Shop, sendet dieser seine Bestellungen, Zahlungen und Stornierungen über signierte Webhooks an Zentra. Zentra prüft die Signatur mit dem auf dem Server verschlüsselten Geheimnis der Verbindung, verwirft Duplikate und legt jedes Ereignis in den Eingang der App: Bestellnummer, Kunde (Name, E-Mail, Telefon, Adressen), Positionen, Versand, Beträge und Zahlungsart. Diese Angaben werden in D1 aufbewahrt. Die App findet oder erstellt den Kunden und bereitet eine Bestellung als Entwurf vor, die Sie freigeben. Der Shop und seine Zahlungen unterliegen weiterhin Ihren Verträgen mit Shopify, WooCommerce und Ihren Zahlungsanbietern.

Der Postversand nutzt das eigene Pingen-Konto des Unternehmens, das in seinem Zentra-Konto hinterlegt ist; sein Geheimnis wird auf dem Server verschlüsselt. Wenn Sie einen Versand bestätigen, übermittelt die App das PDF der Rechnung an Zentra, das es sofort an Pingen zum Druck und Versand weitergibt. Zentra behält dieses PDF nicht: Es speichert die Dokumentnummer, ihren Fingerabdruck, die Versandart, den angezeigten Preis und den Status des Briefs. Pingen verarbeitet den Brief und die Adresse des Empfängers nach seinen eigenen Bedingungen und stellt den Versand dem Unternehmen in Rechnung.

Verbindet das Unternehmen sein Infomaniak-Postfach mit Zentra, laufen die aus der App gesendeten Offerten, Rechnungen und Belegsanfragen über den Zentra-Server und dann über dieses Postfach. Sein Schlüssel wird auf dem Server verschlüsselt. Zentra speichert Empfänger, Betreff, Versandstatus und den Fingerabdruck des Anhangs, ohne das PDF oder den Nachrichtentext zu behalten. Ohne diese Verbindung sendet die App über das auf dem Gerät eingerichtete E-Mail-Konto.

• SMS: ausgeschaltet, solange das Unternehmen kein eigenes Konto bei ASPSMS, Swisscom Enterprise SMS oder einem kompatiblen Dienst hinterlegt hat. Die App sendet die Nummer des Empfängers, den Absender und den Text direkt an den Anbieter; der Schlüssel bleibt verschlüsselt auf dem Gerät und wird nicht an Zentra gesendet. Jeder Versand wird in der Datenbank des Unternehmens vermerkt. Der Anbieter stellt die SMS dem Unternehmen in Rechnung. Das Unternehmen stellt sicher, dass seine Kunden mit einer Kontaktaufnahme per SMS einverstanden sind.
• Google-Bewertungsanfragen: Zentra übermittelt keine Daten an Google. Die App bereitet eine E-Mail oder SMS mit dem Link zu Ihrer Bewertungsseite vor, höchstens eine Anfrage pro Kunde und gewähltem Zeitraum. Was der Kunde danach veröffentlicht, unterliegt den Bedingungen von Google.
• Baustellenkarte: Die Kartenkacheln stammen von OpenStreetMap, das die IP-Adresse des Geräts und die angezeigten Bereiche erhält. Eine Adresse wird nur auf Ihren Klick beim Geodatendienst des Bundes (geo.admin.ch) gesucht. Die gefundenen Positionen bleiben auf dem Gerät.
• Diktat: Die Spracherkennung ist die des Geräts oder der Tastatur. Je nach System kann sie von dessen Hersteller verarbeitet werden, zum Beispiel Apple, Google oder Microsoft. Zentra erhält die Aufnahme nicht; der erkannte Text wird auf dem Gerät ohne KI gelesen, um einen Rapport oder eine Offerte als Entwurf vorzubereiten.

Die TWINT- und Kartenzahlungslinks für Rechnungen, Anzahlungen und die Kasse werden von der App auf dem eigenen Payrexx-Konto des Unternehmens erstellt. Der Kunde bezahlt bei Payrexx; die App liest den Zahlungsstatus zurück, um den Abgleich vorzuschlagen.

Die Kontrollen vor der Bezahlung von Lieferanten (geänderte IBAN, nie bezahlter Lieferant, mögliches Duplikat, ungewöhnlicher Betrag) und die doppelte Freigabe werden auf dem Gerät berechnet, anhand Ihrer Rechnungen und Zahlungsaufträge. Sie werden an keinen Analysedienst übermittelt. Jede Bestätigung, Freigabe oder Belegsanfrage wird mit der handelnden Person im Prüfprotokoll des Unternehmens erfasst.

Wenn Sie die Morgenübersicht aktivieren, sendet die App Zentra die Anzahl der zu erledigenden Punkte und höchstens acht kurze Zeilen, die einen Kunden oder einen Betrag nennen können. Zentra sendet sie per E-Mail an die Adresse Ihres Kontos, von einer zentraapp.ch-Adresse aus. Auf dem Telefon läuft eine Mitteilung, die nur die Anzahl der Punkte angibt, über den Dienst von Apple (APNs) oder Google (Firebase Cloud Messaging), der die Mitteilungskennung des Geräts erhält. Die Übersicht kann jederzeit ausgeschaltet werden.

• Supabase : Authentifizierung, Unternehmensprofil und, wenn die fortlaufende Freigabe ab Version 1.67 aktiviert ist, vollständige private Revisionen der Datenbank und Anhänge. Das Hauptprojekt ist in Zürich, Schweiz (eu-central-2), konfiguriert. Unterstützungsfunktionen und bestimmte Unterauftragnehmer können von anderen Ländern aus tätig werden.
• Cloudflare: Hosting der Website, der APIs, des MCP-Servers und der Webhooks (Cloudflare Workers), Schutz des Datenverkehrs, Datenbank D1 (Konten, Abos, Support-Bereiche, Autopilot-Vorschläge, Kundenportal, Lesekopie der API, Eingang der Integrationen, technisches Fehlerprotokoll) und Speicher R2 (Projektdateien, PDFs des Portals, Archive, verschlüsselte Kopien des gesetzlichen Archivs und Sicherungen). Ein ausschliesslicher Standort in der Schweiz ist nicht garantiert.
• Anthropic: Modell Claude, das zuerst eingesetzt wird, um Nachrichten von Zentra Support sowie die von Zentra Autopilot bearbeiteten E-Mails, Dokumente und Anfragen zu lesen, nur anhand der gefilterten Auszüge. Gemäss seinen Geschäftsbedingungen werden über seine API übermittelte Daten nicht zum Training seiner Modelle verwendet. Die Verarbeitung kann in den Vereinigten Staaten erfolgen.
• TypeSafe : Ersatz-Klassifizierungsdienst von Zentra Support und, nach Aktivierung und Zustimmung, von Zentra Autopilot, der verwendet wird, wenn Anthropic nicht verfügbar ist. Für Autopilot werden nur die nötigen Auszüge und Auswahlen übermittelt. Die Verarbeitung kann ausserhalb der Schweiz erfolgen; beachten Sie die Bedingungen des aktivierten Dienstes.
• Stripe : Zahlung, Abrechnung, Abonnements und Betrugsprävention; internationale Verarbeitung gemäss verwendetem Dienst.
• Infomaniak : Domain und Kontaktpostfach info@zentraapp.ch, in der Schweiz gehostet. Der Anbieter des Korrespondenten wirkt ebenfalls bei der Zustellung seiner Nachrichten mit.
• Anmelde-E-Mails: in Supabase Auth konfigurierter Versand, getrennt vom Infomaniak-Support-Postfach. Er hängt vom aktiven SMTP-Dienst ab.
• Mitteilungen: Die Morgenübersicht wird über den für die Absenderadresse zentraapp.ch konfigurierten SMTP-Dienst gesendet; auf dem Telefon stellen Apple (APNs) und Google (Firebase Cloud Messaging) die Mitteilung zu.

Verarbeitungen können insbesondere in der Schweiz, im Europäischen Wirtschaftsraum und in den Vereinigten Staaten sowie in den von den Anbietern veröffentlichten Ländern ihrer Unterauftragnehmer erfolgen. Zürich und die .ch-Domain garantieren keine Lokalisierung des gesamten Dienstes. Kontaktieren Sie uns bei Standortanforderungen oder Fragen zu Übermittlungsgarantien, bevor Sie die betroffenen Daten anvertrauen.

Anbieterinformationen: Supabase, Anthropic, Cloudflare, Stripe und Infomaniak. Standorte und Garantien müssen für jeden Dienst geprüft werden; diese Richtlinie zertifiziert die Anbieter nicht.

Pingen, Payrexx, ASPSMS, Swisscom, Shopify, WooCommerce, Ihr E-Mail-Anbieter (Infomaniak, Google, Microsoft oder andere) und die Tools, die Sie mit der API oder dem MCP-Server verbinden, werden mit dem eigenen Konto Ihres Unternehmens genutzt. Sie handeln nach Ihrem Vertrag mit ihnen und nicht als Auftragsverarbeiter von Zentra, auch wenn Zentra ihnen auf Ihren Wunsch ein Dokument übermittelt. Ihr Preis, ihre Verarbeitungsorte und ihre Bedingungen richten sich nach diesem Vertrag. Prüfen Sie vor der Aktivierung, ob sie für die betroffenen Daten geeignet sind.

• Lokale Daten: auf Geräten und in Sicherungen bis zur Löschung durch das Unternehmen aufbewahrt, unter Vorbehalt seiner Pflichten.
• Konto, Rollen und Lizenz: während der Dienstbeziehung erforderlich. Mit einem Antrag auf Schliessung können zu löschende Daten und solche bestimmt werden, die wegen einer gesetzlichen Pflicht oder eines Rechtsstreits aufbewahrt werden müssen. Ein Zugangswiderruf löscht nicht den gesamten Sicherheitsverlauf.
• Projektdateien: bis zur Löschung durch eine berechtigte Person aufbewahrt; Löschspuren sowie Offline- und Sicherungskopien sind ebenfalls zu berücksichtigen.
• Remote-Sicherungen: bis zur Löschung durch einen Administrator aufbewahrt, innerhalb der Grenzen von 50 Kopien, 10 GB pro Unternehmen und 512 MB pro Kopie. Ältere Kopien werden nicht täglich vollständig automatisch gelöscht.
• Archivierte PDFs: Frist zehn Jahre nach Ende des betreffenden Geschäftsjahres berechnet. Eine Korrektur erstellt eine neue Version. Die Oberfläche bietet keine vorzeitige Löschung an. Die Frist ist kein Nachweis einer automatisch ausgeführten Bereinigung.
• Zweiter Datenträger des gesetzlichen Archivs: für die gesetzliche Dauer aufbewahrt; keine Funktion löscht ihn vor Ablauf dieser Frist.
• Kundenportal: Links funktionieren 90 Tage nach der letzten Veröffentlichung nicht mehr. Veröffentlichte Dokumente, Entscheidungen und Terminanfragen bleiben zur Nachvollziehbarkeit aufbewahrt, bis das Unternehmen die Löschung verlangt.
• API und Integrationen: Die Lesekopie, eingegangene Entwürfe, Shop-Bestellungen, der Status der Webhooks und der Briefe werden aufbewahrt, solange das Unternehmen diese Funktionen nutzt, und danach bis zu seinem Löschantrag.
• Dossierstand für den Treuhänder: bei jeder Veröffentlichung ersetzt und gelöscht, wenn die Freigabe beendet wird.
• Cookies und Versuche: siehe die technische Fristen. Abgelaufene Zahlungsversuche und Zähler zur Missbrauchsvermeidung werden bei neuen Vorgängen bereinigt; ihr Ablauf bedeutet keine sofortige Löschung vom Server.

Support-Korrespondenz wird während der Bearbeitung und erforderlichen Nachverfolgung aufbewahrt. Die eigene Abrechnung des Anbieters folgt seinen Buchhaltungspflichten. Bei einer Anfrage nennen wir die aufbewahrten Kategorien, ihren Grund und die Fristkriterien. Eine Löschung bedeutet keine sofortige Entfernung aller technischen Sicherungen.

Das optionale Modell läuft auf dem Gerät. Sein Download erfordert eine Verbindung zu den Distributoren von Modellen und Komponenten, die dabei die entsprechenden Netzwerkinformationen erhalten. Dokumente und Fragen, die diese lokale Funktion verarbeitet, werden nicht an einen entfernten KI-Dienst übermittelt. Extraktionen und Vorschläge müssen geprüft werden. Es entscheidet nicht selbstständig über Anstellung, Kündigung oder Rechte eines Mitarbeitenden.

Zentra verwendet HTTPS, Prüfungen der Unternehmenszugehörigkeit, Rollen, widerrufbare Geräte und Integritätskontrollen. Serverfehler werden in einem begrenzten technischen Protokoll (Vorgang, Code und Referenz) ohne Nachrichteninhalt und ohne Kundendaten erfasst und 30 Tage aufbewahrt. Abgesehen vom zweiten Datenträger des gesetzlichen Archivs ist die Remote-Speicherung keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, deren Schlüssel nur der Kunde besitzt. Beschränken Sie erteilte Zugriffe, installieren Sie Updates und vermeiden Sie es, vollständige Dossiers an den Support zu senden. Keine Massnahme garantiert, dass nie ein Vorfall eintritt.

Ab Version 1.66 kann der Kontoinhaber oder ein Administrator ausdrücklich eine vollständige Kopie des Unternehmens mit seinen berechtigten Mitgliedern teilen. Diese Kopie enthält insbesondere Kunden, Offerten, Rechnungen, Projekte, Buchhaltung, Löhne und Anhänge. Jeder Download erfordert eine berechtigte Gerätesitzung. Die übrigen Sicherungen im Verlauf bleiben dem Kontoinhaber und den Administratoren vorbehalten.

Die Kopie der Version 1.66 initialisiert ein leeres Gerät. Ab Version 1.67 kann der Kontoinhaber oder ein Administrator die fortlaufende Freigabe der gesamten Datenbank mit Supabase aktivieren. Die Revisionen umfassen Dokumente, Logo, Einstellungen und Löhne; jedes berechtigte Mitglied kann sie entsprechend seiner Rolle empfangen. Der Ersteller neuer Offerten und Rechnungen wird durch sein Konto oder andernfalls sein Gerät identifiziert. Die zehn letzten abgeschlossenen Revisionen werden für die Übertragung aufbewahrt, ebenso nicht abgeschlossene Sendungen. Gleichzeitige Änderungen erfordern eine ausdrückliche Auswahl mit lokaler Sicherung; nicht gesendete Änderungen müssen manuell übernommen werden. Verbindungsgeheimnisse und Lizenz bleiben gerätespezifisch. Eine Zurücksetzung entfernt den Arbeitsbereich auf dem betroffenen Gerät und bewahrt eine lokale Sicherheitssicherung auf. Sie löscht weder die Online-Daten noch die Kopien anderer Mitglieder. Ein Zugangswiderruf blockiert nachfolgende Downloads, ohne bereits empfangene Dokumente aus der Ferne zu löschen.

Sie können Informationen über Ihre Daten, deren Berichtigung oder Löschung unter den gesetzlichen Voraussetzungen und deren Herausgabe oder Übermittlung verlangen, soweit dieses Recht gilt. Sie können eine Einwilligung für die Zukunft widerrufen, wenn eine Verarbeitung darauf beruht. Eine Aufbewahrungspflicht oder Rechte anderer können eine Anfrage begrenzen; der Grund wird Ihnen erklärt.

Schreiben Sie an info@zentraapp.ch mit Angabe der Anfrage und des betroffenen Kontos oder Unternehmens. Wir prüfen Ihre Identität verhältnismässig. Senden Sie nicht unaufgefordert einen Ausweis, ein Passwort oder ein Lohndossier. Kontaktieren Sie bei Arbeitgeberdaten auch das Unternehmen, das für deren Nutzung verantwortlich ist.

Export-, Sicherungs- und Zugangsverwaltungsfunktionen bleiben entsprechend Ihren Rechten verfügbar. Die Kontolöschung wird beim Support beantragt und bleibt von der Kündigung getrennt. Bei Schwierigkeiten können Sie sich wenden an den Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter.

Die Version steht am Seitenanfang. Eine wesentliche Änderung der Zwecke, Daten oder betroffenen Dienste muss Ihnen vor der Umsetzung bekannt gegeben werden. Cookies werden auf einer eigenen Seite behandelt; zur Kontoerstellung ist keine Werbeeinwilligung erforderlich.