Verarbeitung von Unternehmensdaten

Das Kundenunternehmen bleibt für die Daten seiner Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden verantwortlich. Bei den von diesem Unternehmen angeforderten Remote-Vorgängen handelt Zentra als Auftragsbearbeiter. Die Daten des eigenen Zentra-Geschäftskontos unterliegen der Datenschutzerklärung.

Anweisungen sind die von einer berechtigten Person gewählten Funktionen, Unternehmenseinstellungen und vom Support akzeptierten schriftlichen Anfragen. Zentra verwendet anvertraute Daten für diese Funktionen, ohne sie für Werbung oder das Training eines entfernten Modells weiterzuverwenden. Eine datenschutzwidrig erscheinende Anweisung wird dem Kunden gemeldet.

Je nach aktivierten Funktionen: Kontaktdaten, Projektkennungen, Fotos, Pläne, Geschäftsdokumente, Lohnangaben und Anhänge. Betroffen sind insbesondere Kunden, Lieferanten und Mitarbeitende. Die Vorgänge umfassen Empfang, Speicherung, Organisation, berechtigten Zugriff, Synchronisation, Sicherung, Herausgabe und Löschung sowie, wenn das Unternehmen sie aktiviert, die Einordnung von Support-Nachrichten und die Vorbereitung von Offertentwürfen durch Autopilote, stets von einer berechtigten Person genehmigt. Die Verarbeitung dauert während der Nutzung des Dienstes und danach gemäss den Herausgabeanweisungen und den geltenden Pflichten. Importieren Sie keine sensiblen Daten, die die Funktion nicht benötigt.

Wenn das Unternehmen sie aktiviert, bearbeitet Zentra in seinem Auftrag auch: die Analyse eingegangener E-Mails und Dokumente durch Autopilot, anhand gefilterter Auszüge; die Veröffentlichung von Offerten und Rechnungen im Kundenportal, mit den Entscheidungen und Terminanfragen der Kunden; die Lesekopie für die öffentliche API, den MCP-Server und die Webhooks; die von Shopify- und WooCommerce-Shops eingegangenen Bestellungen; die Übergabe von Rechnungen an Pingen für den Postversand; den Versand von Dokumenten über das Postfach des Unternehmens; den für den Treuhänder veröffentlichten Dossierstand; und den verschlüsselten zweiten Datenträger des gesetzlichen Archivs, den Zentra nicht lesen kann.

Über die API, den MCP-Server oder einen Shop eingegangene Entwürfe und die Vorschläge von Autopilot gelangen erst nach Freigabe durch eine berechtigte Person oder durch eine vom Unternehmen aktivierte Regel in die Bücher des Unternehmens.

Zentra beschränkt den Zugang auf Personen und Dienste, die ihn benötigen, und verpflichtet sie zu angemessener Vertraulichkeit. Schutzmassnahmen umfassen HTTPS-Verbindungen, persönliche Konten, Rollen, logische Unternehmenstrennung, Gerätewiderruf und Integritätskontrollen, beschrieben auf der Sicherheitsseite. Der Kunde schützt seine Endgeräte und bewahrt unabhängige Sicherungskopien auf. Dieser Anhang verspricht weder eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung noch eine ausschliessliche Speicherung in der Schweiz oder eine Zertifizierung.

Der Kunde erlaubt den Einsatz der erforderlichen Anbieter, die aufgeführt sind in der Anbieterliste, entsprechend ihrem Aufgabenbereich. Die Schutzpflichten müssen in den für Unterauftragnehmer geltenden Vereinbarungen weitergegeben werden. Zentra bleibt für seine eigenen Pflichten verantwortlich.

Dienste, die das Unternehmen mit seinem eigenen Konto verbindet, wie Pingen, Payrexx, ein SMS-Anbieter, Shopify, WooCommerce, sein Postfach oder ein mit der API verbundenes Tool, sind keine Auftragsverarbeiter von Zentra. Das Unternehmen wählt und nutzt sie nach seinem eigenen Vertrag mit ihnen, auch wenn Zentra ihnen auf seinen Wunsch Daten übermittelt.

Vor dem Hinzufügen oder wesentlichen Ersetzen eines Unterauftragnehmers informiert Zentra den Kunden und ermöglicht einen datenschutzbezogenen begründeten Widerspruch. Die Parteien suchen eine Lösung; andernfalls kann der Kunde die betroffene Funktion beenden und die Rückgabe seiner Daten verlangen.

Eine Auslandsübermittlung erfordert ein als angemessen anerkanntes Land oder einen anderen anwendbaren gesetzlichen Mechanismus, insbesondere geeignete vertragliche Garantien. Die Aufnahme eines Anbieters in diese Liste belegt allein nicht den Abschluss solcher Vereinbarungen. Orte, Garantien und Dokumente müssen bei besonderen Anforderungen vor der betreffenden Übermittlung bestätigt werden.

Zentra hilft dem Kunden im Umfang der dem Dienst zugänglichen Daten, Auskunfts-, Berichtigungs-, Rückgabe- und Löschanfragen sowie erforderliche Beurteilungen zu bearbeiten. Bei einer festgestellten Verletzung anvertrauter Daten informiert Zentra den Kunden ohne unangemessene Verzögerung, teilt verfügbare Informationen mit und unterstützt Korrekturmassnahmen. Der Kunde beurteilt die erforderlichen Meldungen an Personen und Behörden.

Der Kunde exportiert seine Daten und Sicherungen vor dem Dienstende. Er kann beim Support die Rückgabe oder Löschung gehosteter Kopien beantragen. Zentra prüft seine Berechtigung und nennt die gelöschten Daten, verbleibenden Spuren oder Kopien sowie Aufbewahrungsgründe. Archive mit vorgeschriebener Aufbewahrungsfrist werden nicht vor deren Ende gelöscht. Der Kunde verwaltet Kopien auf seinen Geräten und solche, die an Dritte übermittelt wurden.

Der Kunde kann unter info@zentraapp.ch die zur Prüfung dieses Anhangs erforderlichen Informationen anfordern. Eine zusätzliche Kontrolle wird verhältnismässig organisiert und schützt dabei andere Kunden und die Dienstsicherheit. Besondere Anforderungen der Kundentätigkeit erfordern eine gesonderte Prüfung.