Trattamento dei dati aziendali

L’azienda cliente resta titolare del trattamento dei dati dei clienti, dei fornitori e dei dipendenti. Per le operazioni remote richieste dall’azienda, Zentra agisce come responsabile del trattamento. I dati dell’account commerciale di Zentra sono soggetti all’informativa sulla protezione dei dati.

Le istruzioni sono le funzioni scelte da una persona autorizzata, le impostazioni aziendali e le richieste scritte accettate dall’assistenza. Zentra utilizza i dati affidati per queste funzioni, senza riutilizzarli per pubblicità o addestramento di un modello remoto. Un’istruzione che sembri contraria alla protezione dei dati viene segnalata al cliente.

A seconda delle funzioni attivate: recapiti, identificativi di progetto, foto, piani, documenti commerciali, informazioni salariali e allegati. Le persone interessate sono in particolare clienti, fornitori e dipendenti. Le operazioni comprendono ricezione, archiviazione, organizzazione, accesso autorizzato, sincronizzazione, backup, restituzione e cancellazione, nonché, se l’azienda le attiva, la classificazione dei messaggi Support e la preparazione di bozze di preventivo da parte di Autopilote, sempre convalidate da una persona autorizzata. Il trattamento dura per tutto l’utilizzo del servizio e poi secondo le istruzioni di restituzione e gli obblighi applicabili. Non importate dati sensibili non necessari alla funzione.

Se l’azienda le attiva, Zentra tratta anche per suo conto: l’analisi delle e-mail e dei documenti ricevuti da parte di Autopilota, su estratti filtrati; la pubblicazione di preventivi e fatture sul portale clienti, con le decisioni e le richieste di appuntamento dei clienti; la copia in lettura usata dall’API pubblica, dal server MCP e dai webhook; gli ordini ricevuti dai negozi Shopify e WooCommerce; la consegna di fatture a Pingen per l’invio postale; l’invio di documenti tramite la casella di posta dell’azienda; lo stato del dossier pubblicato per la fiduciaria; e il secondo supporto cifrato dell’archivio legale, che Zentra non può leggere.

Le bozze ricevute tramite l’API, il server MCP o un negozio, e le proposte di Autopilota, entrano nei libri dell’azienda solo dopo la convalida da parte di una persona autorizzata o di una regola che l’azienda ha attivato.

Zentra limita gli accessi alle persone e ai servizi che ne hanno bisogno e impone loro un’adeguata riservatezza. Le protezioni comprendono gli scambi HTTPS, gli account individuali, i ruoli, la separazione logica delle aziende, la revoca dei dispositivi e i controlli d’integrità descritti nella pagina sulla sicurezza. Il cliente protegge i propri terminali e conserva backup indipendenti. Questo allegato non promette alcuna cifratura da un capo all’altro, hosting esclusivamente svizzero o certificazione.

Il cliente autorizza il ricorso ai fornitori necessari indicati nella elenco dei fornitori, secondo il loro ambito. Gli obblighi di protezione devono essere recepiti negli impegni applicabili ai responsabili del trattamento. Zentra rimane responsabile dei propri obblighi.

I servizi che l’azienda collega con il proprio conto, come Pingen, Payrexx, un fornitore di SMS, Shopify, WooCommerce, la sua casella di posta o uno strumento collegato all’API, non sono subincaricati di Zentra. L’azienda li sceglie e li usa secondo il proprio contratto con loro, anche quando Zentra trasmette loro dati su sua richiesta.

Prima dell’aggiunta o della sostituzione sostanziale di un responsabile del trattamento, Zentra informa il cliente e consente un’opposizione motivata dalla protezione dei dati. Le parti cercano una soluzione; in mancanza, il cliente può interrompere la funzione interessata e chiedere la restituzione dei dati.

Un trasferimento all’estero richiede un Paese riconosciuto come adeguato o un altro meccanismo giuridico applicabile, in particolare garanzie contrattuali appropriate. L’iscrizione di un fornitore in questo elenco non dimostra da sola la conclusione di tali impegni. I luoghi, le garanzie e i documenti devono essere confermati per ogni esigenza particolare prima del trasferimento interessato.

Zentra aiuta il cliente, nell’ambito dei dati accessibili al servizio, a rispondere alle richieste di accesso, correzione, restituzione ed eliminazione e alle valutazioni necessarie. In caso di violazione accertata relativa ai dati affidati, Zentra informa il cliente senza indebito ritardo, comunica gli elementi disponibili e collabora alle misure correttive. Il cliente valuta le notifiche richieste alle persone e alle autorità.

Il cliente esporta i dati e i backup prima della fine del servizio. Può richiedere all’assistenza la restituzione o l’eliminazione delle copie ospitate. Zentra verifica l’autorizzazione e precisa i dati eliminati, le tracce o copie rimanenti e i motivi di conservazione. Gli archivi soggetti a una durata obbligatoria non vengono eliminati prima del termine. Il cliente gestisce le copie sui propri dispositivi e quelle trasmesse a terzi.

Il cliente può richiedere a info@zentraapp.ch le informazioni necessarie per verificare questo allegato. Un controllo aggiuntivo è organizzato in modo proporzionato, proteggendo gli altri clienti e la sicurezza dei servizi. I vincoli particolari dell’attività del cliente richiedono una convalida distinta.