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Zentra
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Anleitungen

Verbinden Sie Ihre Tools. Schritt für Schritt.

Ihr Onlineshop und die Briefpost, in wenigen Minuten mit Zentra verbunden. In jedem Abo enthalten.

Shopify verbinden

Shopify meldet Zentra jede Bestellung, Zahlung und Stornierung. Eine Verbindung gilt für einen Shop. Rechnen Sie mit etwa zehn Minuten.

Was Sie brauchen

  • Administratorzugang zu Ihrem Shopify-Shop.
  • Den Inhaber oder einen Administrator des Unternehmens in Zentra.
  • Die .myshopify.com-Adresse des Shops, in Shopify unter Einstellungen › Domains sichtbar.

Die Schritte

  1. Erstellen Sie einen ersten Webhook in Shopify.

    Einstellungen › Benachrichtigungen › Webhooks › Webhook erstellen. Ereignis «Bestellungserstellung», Format JSON. Als Adresse geben Sie vorläufig https://zentraapp.ch ein: Sie ersetzen sie in Schritt 4.

  2. Kopieren Sie den Signaturschlüssel.

    Sobald der Webhook erstellt ist, zeigt Shopify unter der Liste den Schlüssel, der alle Ihre Webhooks signiert. Kopieren Sie ihn.

  3. Verbinden Sie den Shop in Zentra.

    Öffnen Sie in der App Einstellungen › API, Shops und Briefpost, dann Onlineshops. Wählen Sie Shopify, geben Sie ma-boutique.myshopify.com ein, fügen Sie den Schlüssel ein und klicken Sie auf «Shop verbinden». Kopieren Sie die angezeigte Empfangsadresse.

  4. Tragen Sie die Empfangsadresse in Shopify ein.

    Bearbeiten Sie den Webhook aus Schritt 1 und fügen Sie die Empfangsadresse ein. Erstellen Sie danach «Bestellungszahlung» und «Bestellungsstornierung» in JSON, mit derselben Adresse.

  5. Geben Sie eine Testbestellung auf.

    Sie erscheint in Zentra als Kundenauftrag zur Freigabe, und die Zeile des Shops zeigt die zuletzt erhaltene Bestellung.

Was danach passiert

  • Eine Bestellung erzeugt einen Kundenauftrag als Entwurf: Kunde, Lieferadresse, Artikel, Versand und MWST aus Shopify übernommen.
  • Die Shopify-Zahlung wird mit der Rechnung der Bestellung verknüpft.
  • Eine Stornierung wird beim Auftrag gemeldet.

Was Sie nicht mehr tun müssen

  • Keine Bestellung mehr von Hand aus der Shopify-Verwaltung abschreiben.
  • Keine vergessene Rechnung mehr: Jede Bestellung wartet am selben Ort auf Ihre Freigabe.
  • Shop-Zahlungen müssen nicht mehr einzeln abgehakt werden: Die Auszahlung auf Ihr Konto wird beim Bankabgleich erkannt.

Zentra prüft bei jeder Sendung die Signatur und den Namen des Shops. Eine doppelt empfangene Sendung wird nur einmal verarbeitet.

WooCommerce verbinden

WooCommerce sendet Zentra jede neue Bestellung und jede Statusänderung. Rechnen Sie mit zehn Minuten.

Was Sie brauchen

  • Administratorzugang zu WordPress, mit WooCommerce.
  • Den Inhaber oder einen Administrator des Unternehmens in Zentra.
  • Ein Geheimnis Ihrer Wahl: eine lange Folge aus Buchstaben und Ziffern, aufbewahrt wie ein Passwort.

Die Schritte

  1. Verbinden Sie den Shop in Zentra.

    Öffnen Sie in der App Einstellungen › API, Shops und Briefpost, dann Onlineshops. Wählen Sie WooCommerce, geben Sie die Adresse des Shops ein, zum Beispiel boutique.ch, fügen Sie Ihr Geheimnis ein und klicken Sie auf «Shop verbinden». Kopieren Sie die Empfangsadresse.

  2. Erstellen Sie den Webhook «Bestellung erstellt».

    In WordPress: WooCommerce › Einstellungen › Erweitert › Webhooks › Webhook hinzufügen. Status Aktiv, Thema «Bestellung erstellt», Auslieferungs-URL: die Empfangsadresse, Geheimnis: dasselbe wie in Zentra, API-Version WP REST v3. Speichern.

  3. Erstellen Sie den Webhook «Bestellung aktualisiert».

    Gleiche Einstellungen, mit dem Thema «Bestellung aktualisiert». Er meldet die Zahlung und die Stornierung.

  4. Geben Sie eine Testbestellung auf.

    Sie erscheint in Zentra als Kundenauftrag zur Freigabe. Markieren Sie sie in WooCommerce als bezahlt: Die Zahlung folgt.

Was danach passiert

  • Eine Bestellung erzeugt einen Kundenauftrag als Entwurf, mit Kunde, Artikeln, Versand und MWST.
  • Eine bezahlte Bestellung in Bearbeitung oder abgeschlossen verknüpft ihre Zahlung mit der Rechnung.
  • Eine stornierte, erstattete oder fehlgeschlagene Bestellung wird gemeldet.

Was Sie nicht mehr tun müssen

  • Keine doppelte Erfassung mehr zwischen WordPress und Ihrer Buchhaltung.
  • Die Kundenangaben kommen mit der Bestellung: nichts neu zu erfassen.
  • MWST und Versandkosten kommen bereits aufgeschlüsselt an.

Die erste Sendung von WooCommerce ist ein Test ohne Signatur: Zentra erkennt und akzeptiert ihn. Alle weiteren werden mit Ihrem Geheimnis geprüft.

Rechnungen per Post senden

Pingen druckt, kuvertiert und versendet Ihre Rechnungen in der Schweiz. Sie verwenden Ihr eigenes Pingen-Konto; jeder Brief wird Ihnen direkt von Pingen verrechnet.

Was Sie brauchen

  • Ein Pingen-Konto für Ihr Unternehmen.
  • Den Inhaber oder einen Administrator des Unternehmens in Zentra.
  • Zum Ausprobieren ein Pingen-Testkonto (staging): Dort wird kein Brief versendet.

Die Schritte

  1. Erstellen Sie einen API-Zugang in Pingen.

    Erstellen Sie in Ihrem Pingen-Konto einen API-Zugang. Notieren Sie Client-ID, Client-Secret und die ID Ihrer Organisation.

  2. Hinterlegen Sie ihn in Zentra.

    Öffnen Sie in der App Einstellungen › API, Shops und Briefpost, dann Briefpost. Wählen Sie Test oder Echte Sendungen, fügen Sie die drei Werte ein und wählen Sie die Position der Adresse auf Ihren Rechnungen: rechts für ein Schweizer Couvert. Klicken Sie auf «Prüfen und speichern».

  3. Senden Sie eine Rechnung.

    Öffnen Sie eine ausgestellte Rechnung. Wählen Sie im Menü «…» «Per Post senden», dann A-Post oder B-Post und Druck in Farbe oder Schwarzweiss.

  4. Verfolgen Sie den Versand.

    Der Status des Briefs und sein Preis, wie Pingen ihn verrechnet, bleiben auf der Rechnung sichtbar.

Was danach passiert

  • Zentra sendet Pingen das PDF der Rechnung, QR-Rechnung inklusive.
  • Pingen druckt, kuvertiert und übergibt den Brief der Post.
  • Zentra speichert den Status jedes Briefs bei der Rechnung.

Was Sie nicht mehr tun müssen

  • Kein Drucken, Falten, Kuvertieren und Frankieren mehr.
  • Kein Gang mehr zur Post für Kunden, die eine Papierrechnung wünschen.
  • Jeder Versand bleibt bei der Rechnung vermerkt, falls ein Kunde sagt, er habe nichts erhalten.

Solange kein Pingen-Konto hinterlegt ist, bleibt der Postversand deaktiviert. Ohne dieses Konto versendet Zentra nichts in Ihrem Namen.

Claude, ChatGPT oder Le Chat verbinden

Ihr Assistent liest Ihre Kunden, Rechnungen und Autopilot-Aufgaben, bereitet Offerten und Einträge vor und bestätigt auf Ihre Anfrage interne Aufgaben. Sie melden sich mit Ihrem Zentra-Konto an, ohne Schlüssel zu kopieren. Rechnen Sie mit fünf Minuten.

Was Sie brauchen

  • Ein Claude-, ChatGPT- oder Le-Chat-Konto, das benutzerdefinierte Konnektoren erlaubt.
  • Den Inhaber oder einen Administrator des Unternehmens in Zentra.

Die Schritte

  1. Öffnen Sie die Seite der Assistenten.

    Öffnen Sie in Ihrem Zentra-Konto Integrationen › KI-Assistenten verbinden und wählen Sie Ihren Assistenten: Die Schritte und die zu kopierende Adresse werden angezeigt.

  2. Fügen Sie den Konnektor im Assistenten hinzu.

    Fügen Sie die Adresse https://zentraapp.ch/api/mcp in den Konnektoren des Assistenten ein, ohne Schlüssel und ohne erweiterte Einstellung.

  3. Melden Sie sich bei Zentra an.

    Der Assistent öffnet Zentra: Melden Sie sich an, wählen Sie das Unternehmen und was der Assistent tun darf, und erlauben Sie den Zugriff.

  4. Öffnen Sie einmal die App.

    Öffnen Sie Zentra auf einem Computer des Unternehmens: Die App veröffentlicht die Daten und Aufgaben, die der Assistent liest.

  5. Stellen Sie eine Frage.

    Zum Beispiel «Wer schuldet mir noch Geld?» oder «Was steht heute an?». In Claude werden diese Fragen auch im Menü «+» angeboten.

Was danach passiert

  • Der Assistent liest die von Zentra berechneten Beträge, ohne sie neu zu berechnen.
  • Was er vorbereitet, erscheint als Karte im Autopiloten; er bestätigt sie nur, wenn Sie ihn darum bitten.
  • Jede Anfrage erscheint in Ihrem Konto unter Integrationen, mit ihrem Status.

Was Sie nicht mehr tun müssen

  • Sie müssen die App nicht mehr öffnen, um zu wissen, wen Sie mahnen müssen oder was ansteht.
  • Eine Offerte oder ein Kundeneintrag entsteht mit einem Satz, von Ihrem Telefon aus.
  • Einfache Aufgaben erledigen Sie im Gespräch: verschieben, ignorieren, als erledigt markieren.

Der Assistent kann nichts senden, bezahlen oder löschen. Ein Klick auf «Trennen» unter Integrationen entzieht ihm den Zugriff.

Zentra mit Zapier verbinden

Zapier verbindet Zentra mit Tausenden von Anwendungen: Google Sheets, Slack, Mailchimp, Ihr CRM. Zentra benachrichtigt Zapier per Webhook, und Zapier legt über die API Entwürfe in Zentra ab.

Was Sie brauchen

  • Ein Zapier-Konto mit Webhooks («Webhooks by Zapier», in den kostenpflichtigen Abos enthalten).
  • Ein Zentra-API-Schlüssel: Lesen zum Empfangen, Lesen und Entwürfe zum Senden.

Die Schritte

  1. Erstellen Sie einen Zap mit «Webhooks by Zapier».

    Auslöser «Catch Hook». Zapier zeigt eine Empfangsadresse an: Kopieren Sie sie.

  2. Fügen Sie diese Adresse in Zentra hinzu.

    In Ihrem Zentra-Konto unter Integrationen › Webhooks: Fügen Sie die Adresse ein und wählen Sie die Ereignisse, zum Beispiel «Rechnung bezahlt». Klicken Sie auf «Test senden».

  3. Testen Sie den Auslöser in Zapier.

    Zapier empfängt das Ereignis: Typ, Datum und in data.record das vollständige Dokument.

  4. Fügen Sie Ihre Aktionen hinzu.

    Zum Beispiel eine Zeile in Google Sheets oder eine Slack-Nachricht mit den empfangenen Feldern.

  5. Um in Zentra etwas anzulegen, rufen Sie die API auf.

    Aktion «Webhooks by Zapier › POST» an https://zentraapp.ch/api/v1/drafts, als JSON, mit dem Header Authorization: Bearer und Ihrem Schlüssel. Der Entwurf erscheint im Autopiloten.

Was danach passiert

  • Jedes gewählte Ereignis geht signiert an Zapier und wird bei einem Fehler erneut gesendet.
  • Was Zapier sendet, erscheint in Zentra als Karte zur Freigabe.

Was Sie nicht mehr tun müssen

  • Kein Kopieren und Einfügen mehr zwischen Zentra und Ihren anderen Werkzeugen.
  • Ihre Tabellen und Teamnachrichten halten sich von selbst aktuell.

Eine offizielle Zentra-App auf Zapier, ohne Webhook zum Kopieren, ist in Vorbereitung.

Zentra mit Make verbinden

Make empfängt die Ereignisse von Zentra per Webhook und legt über die API Entwürfe ab. Die Module «Webhooks» und «HTTP» genügen.

Was Sie brauchen

  • Ein Make-Konto.
  • Ein Zentra-API-Schlüssel: Lesen zum Empfangen, Lesen und Entwürfe zum Senden.

Die Schritte

  1. Fügen Sie das Modul «Webhooks › Custom webhook» hinzu.

    Erstellen Sie einen Webhook und kopieren Sie seine Adresse.

  2. Fügen Sie diese Adresse in Zentra hinzu.

    In Ihrem Zentra-Konto unter Integrationen › Webhooks: Fügen Sie die Adresse ein, wählen Sie die Ereignisse und klicken Sie auf «Test senden», damit Make die Struktur lernt.

  3. Bauen Sie das Szenario.

    Verbinden Sie die Module Ihrer Wahl mit den empfangenen Feldern: type, data.record.

  4. Um in Zentra etwas anzulegen, fügen Sie «HTTP › Make a request» hinzu.

    POST https://zentraapp.ch/api/v1/drafts, corps JSON, en-tête Authorization: Bearer et votre clé.

Was danach passiert

  • Jedes gewählte Ereignis startet das Szenario.
  • Was Make sendet, erscheint in Zentra als Karte zur Freigabe.

Was Sie nicht mehr tun müssen

  • Visuelle Automatisierungen ohne Code rund um Ihre Rechnungen und Kunden.

Make kann Ihre Daten auch mit «HTTP › Make a request» lesen, zum Beispiel GET https://zentraapp.ch/api/v1/invoices?status=issued.

Zentra mit n8n verbinden

n8n empfängt die Ereignisse von Zentra über seinen Webhook-Knoten und ruft die API mit dem Knoten HTTP Request auf. Seine KI-Agenten können auch den MCP-Server von Zentra nutzen.

Was Sie brauchen

  • Eine n8n-Instanz, die aus dem Internet per https erreichbar ist.
  • Ein Zentra-API-Schlüssel: Lesen zum Empfangen, Lesen und Entwürfe zum Senden.

Die Schritte

  1. Fügen Sie einen Knoten «Webhook» hinzu.

    Methode POST. Kopieren Sie die Produktionsadresse.

  2. Fügen Sie diese Adresse in Zentra hinzu.

    In Ihrem Zentra-Konto unter Integrationen › Webhooks: Fügen Sie die Adresse ein und wählen Sie die Ereignisse.

  3. Prüfen Sie bei Bedarf die Signatur.

    Ein Code-Knoten kann den Header Zentra-Signature mit dem beim Erstellen des Webhooks angezeigten Secret prüfen; das Beispiel steht in der API-Dokumentation.

  4. Um in Zentra etwas anzulegen, fügen Sie «HTTP Request» hinzu.

    POST https://zentraapp.ch/api/v1/drafts, corps JSON, authentification par en-tête Authorization: Bearer et votre clé.

  5. Für einen KI-Agenten fügen Sie «MCP Client Tool» hinzu.

    Adresse https://zentraapp.ch/api/mcp, Header Authorization: Bearer und Ihr Schlüssel.

Was danach passiert

  • Jedes gewählte Ereignis startet den Workflow.
  • Was n8n sendet, erscheint in Zentra als Karte zur Freigabe.

Was Sie nicht mehr tun müssen

  • Ihre Automatisierungen bleiben auf Ihrem Server, mit Ihren eigenen Regeln.

Bewahren Sie den API-Schlüssel in den Zugangsdaten von n8n auf, nie im Klartext in einem Knoten.

Und für alles andere

Ein Formular auf Ihrer Website, ein eigenes Tool oder ein KI-Assistent: Die Zentra-API liest Ihre Daten und reicht Entwürfe ein, die Sie in der App freigeben.

Die API-Dokumentation lesen

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